Sabemos como é desafiador administrar uma empresa em todos os setores e, principalmente, seus custos. São muitos, com as mais variadas finalidades e impactos na cadeia de produção, além de tantos gastos fundamentais para o funcionamento das diversas áreas. Entre eles, Telecom é um dos mais complexos e também exige muitos cuidados, pois sem o devido controle, pode consumir boa parte dos lucros do seu negócio.
Telecom é um daqueles custos que, mensalmente, temos a impressão de que gastamos muito além do que era realmente necessário.
Lançamentos incompreensíveis (e muitos), a empresa buscando vendas e resultados o tempo todo através das suas linhas telefônicas – tanto de telefone corporativo quanto de celular corporativo – e da grande rede de tráfego de dados que é essencial para todo negócio alcançar a visibilidade e os gestores não sabem muito bem como evitar que tanto esforço necessário não gere custos que vão engolir as receitas.
Infelizmente, se sua empresa não tem ainda uma Gestão de Custos de Telecom – um planejamento estruturado para controlar e gerir os gastos – é muito provável que não seja apenas uma impressão. É uma realidade.
Telecom: um custo incontrolável sem gestão focada
Tomando nossos exemplos pessoais, quem gosta ou realmente consegue interpretar os registros na sua conta de telefone fixo ou celular? E comparar com as condições que foram fechadas?
Se existe essa dificuldade com as contas pessoais, que têm um volume muito menor e são individuais, o que dizer de departamentos com 30, 40 linhas fixas e algumas móveis?
Este é apenas um dos aspectos, mas podemos destacar também que Telecom é um custo:
- Quase individual nas empresas, sujeito ao comportamento de cada funcionário, sua disciplina e respeito a normas de consumo;
- Com diferentes níveis de importância dentro da mesma empresa – ele é fundamental e monitorado de perto em uma central de atendimento e tratado como despesa administrativa no Financeiro ou na Expedição;
- Sujeito a erros de cobrança das prestadoras de serviço – as operadoras de telefonia de internet – que, pode sua vez, são empresas burocráticas na relação com os cliente.
A combinação desses fatores é altamente prejudicial ao resultado da empresa: desperdício que vai impactar o lucro no final do mês.
Por outro lado, diversos estudos apontam que uma gestão profissional dos custos de Telecom pode:
- Recuperar, em média, 7% do consumo de faturas, provocados por erros;
- Reduzir de 30% e 40% o volume de gastos em toda a cadeia.
São, sem dúvida, dois grandes motivos para implementar um estudo de redução de custos de Telecom na sua empresa. Vamos falar um pouco sobre como esse estudo pode colocar os gastos nos níveis mais adequados para se transformarem em receita extra.
Quando você deve fazer um estudo de redução de custos de Telecom?
Podemos dizer agora, se você ainda não tem uma política estruturada para, basicamente:
- Ter visibilidade dos custos por setor, grupo de trabalho e funcionário;
- Saber previamente quanto cada linha pode gastar – regras de uso;
- Saber previamente quanto cada operadora pode cobrar.
Algumas ações relacionadas a esse estudo são fundamentais e eficazes, podem apresentar resultados imediatos e, principalmente, dar a você e seus gestores o melhor panorama que vocês precisam para implementar uma gestão permanente de Telecom.
Vamos falar de algumas das ações mais representativas.
1 – Redução de custos de Telecom: faça um levantamento dos seus ativos
Para conhecermos onde estão os pontos de gastos desnecessários e os potenciais de economia, é fundamental fazer um inventário dos ativos de Telecom da empresa.
E ele diz respeito não só aos equipamentos – telefones fixos, móveis, centrais, modem e outros – mas, também às linhas e aos planos de consumo contratados. A visão detalhada desse inventário permitirá identificar:
- Equipamentos ociosos e que podem ser reaproveitados, evitando novas compras;
- Equipamentos defasados, principalmente os aparelhos telefônicos, que prejudicam o uso de tecnologia embarcada, e planos de telefonia e dados mais atuais;
- Linhas ociosas, que possam ser reaproveitadas ou canceladas;
- Planos que não são mais comercializados e podem ser substituídos por outros com coberturas melhores e custos menores.
Como podemos ver, já surgem medidas simples que vão começar a impactar nos gastos. E o melhor: serão a base para economias maiores.
2 – Redução de custos de Telecom: qual o perfil de uso da sua empresa?
Como falamos anteriormente, Telecom tem pesos diferentes dentro da organização e a chave para economizar, a partir da visibilidade total dos ativos, é conhecer a necessidade de cada área, de cada grupo de trabalho – atendentes, por exemplo – e estabelecer um perfil a partir:
- Da necessidade real de cada funcionário para as suas atividades;
- Da limitação de uso a partir de regras claras e de recursos técnicos como, por exemplo, o bloqueio de ligações internacionais ou limitação de horários.
Com o mapeamento de perfis, cada setor pode estabelecer sua meta de consumo também, como guia para as ações orçamentárias e medição de resultados.
É importante que a empresa seja realista na definição do perfil, não só reduzindo onde há desperdício, mas também agregando se existe necessidade para a função – e você pode economizar escolhendo um plano que inclua o gasto na franquia, evitando as cobranças extras.
3 – Redução de custos de Telecom: implemente uma gestão de contratos
Todos nós sabemos que os contratos de telefonia e dados são muito complexos para o entendimento da maioria das pessoas e até para especialistas do setor.
Mas, é onde a sua empresa vai começar a encontrar ganhos substanciais – avaliando cada contrato, quais as linhas que fazem parte, que plano está previsto e renegociando ou até cancelando.
Uma dica importante para uma boa gestão de contratos é evitar a longa duração, pois o mercado de telefonia tem uma competição cada vez mais agressiva e sua empresa pode, rapidamente, estar pagando caro de novo.
É importante ir até o limite de tempo com a menor multa rescisória ou até pagar um pouco mais para ter oportunidade de renegociar com frequência.
4 – Redução de custos de Telecom: faça uma auditoria nas faturas
As cobranças indevidas são, infelizmente, um fato na relação com as operadoras de Telecom.
Portanto, todo cuidado é pouco para evitar perdas futuras é recuperando as passadas, com uma auditoria. Além de encontrarmos valores a ressarcir, é uma ótima forma de motivar o estudo como um todo – focar nos melhores planos, na consciência de uso e outros fatores.
O trabalho de auditoria é extenso, independente do tamanho da empresa, mas é um marco essencial para as medidas futuras.
O melhor cenário é, no mínimo, auditar as contas que representem 80% do volume total e verificando se nos 20% restantes não há uma conta pesada – porém, o ideal é uma auditoria completa, e uma parceria especializada pode ajudar muito nesse trabalho (e nos outros).
5 – Redução de custos de Telecom: avalie uma parceria com experiência
Poucas empresas têm know-how sobre o funcionamento das políticas e comportamentos de uso e cobrança de tarifas de telefonia e dados. Isso pode ser um fator que atrase os trabalhos ou prejudique os resultados.
Existem consultorias em Telecom, que têm a vivência adquirida pelos profissionais nas suas carreiras individuais e, em conjunto, pela empresa com os clientes atendidos.
Cada empresa é um novo projeto e elas sabem como levantar todas as principais questões, radiografar os pontos de atenção e propor as melhores opções para a tomada de decisões.
Pode parecer um custo a mais, porém é um investimento para que a sua empresa tenha uma gestão de Telecom do tamanho da sua necessidade e eficiente.
Esperamos que este artigo tenha ajudado você a dimensionar a importância de controlar de perto e de forma organizada os seus custos de Telecom e começar um estudo onde a redução de custos é uma nova fonte de recursos para a rentabilidade do seu negócio.
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